Scrivere una mail è semplice, finché non ci si accorge di aver dimenticato qualcosa…
Diciamoci la verità: tutti, almeno una volta, abbiamo inviato una mail accorgendoci subito dopo di aver dimenticato qualcosa. Un allegato, un destinatario, un refuso enorme proprio nella prima riga. Le email sono uno strumento di lavoro quotidiano, ma tra fretta e distrazione l’errore è sempre dietro l’angolo. La buona notizia è che Gmail può darci una mano concreta, con funzioni pensate proprio per semplificare la gestione della posta e renderci un po’ più ordinati, efficienti e presentabili.
Allegato dimenticato: come Gmail ti viene in soccorso
Quante volte ti è capitato di mandare una mail con un allegato e, non appena clicchi sul bottone “Invia”, ti rendi conto di non aver allegato il file?
Forse non lo sai, ma Gmail può aiutarti anche in questi casi: analizza le parole che hai scritto nella mail e, se capisce che manca un allegato, ti avvisa prima che sia troppo tardi.
Quante volte mi ha salvato, santo Google! E non è finita qui…
Il ritardo dell’invio: la salvezza della tua dignità
Dopo l’allegato dimenticato, il secondo angelo custode di Gmail è il ritardo nell’invio. Ti spiego meglio: clicchi sul tasto “Invia” ma, rileggendo la mail, ti accorgi di aver scritto corsiali daluti…
Con Gmail hai fino a 30 secondi per annullare l’invio e correggere l’errore! Una funzione che sicuramente aiuta i più distratti e salva la dignità! Non per ripetermi, ma anche in questo caso mi sono evitata un bel numero di momenti imbarazzanti.
Come creare un flusso di mail più ordinato
Un’altra funzione che io adoro è la visualizzazione delle email in thread: le risposte che arrivano sotto lo stesso oggetto vengono raggruppate in un unico “contenitore”, se così vogliamo chiamarlo, così da evitare di perdersi comunicazioni importanti da parte di clienti o colleghi. Mi è capitato, più e più volte, di ricevere singole email di risposta con oggetti ripetitivi come “R: Re: Re: Re: Re [oggetto]”, anche se riguardavano lo stesso argomento. Questa divisione, a mio parere, complica nettamente il flusso di comunicazione perchè rende più difficile la ricerca di materiale e la comunicazione con l’interlocutore.
L’integrazione di Google Workspace
Sicuramente Gmail ti semplifica la vita: ha un motore di ricerca avanzato integrato nella posta, l’AI che ti riformula o ti conclude le frasi o addirittura riassume il contenuto di una mail (facendoti risparmiare tempo se non hai modo di leggere il papiro che hai ricevuto) e, in più, ti permette di condividere e collaborare su documenti condivisi su Drive. Il punto di forza dell’ecosistema di Google Workspace è l’integrazione nativa tra le app come Calendar, Meet e Gmail.
Non a caso noi siamo Google Partner da ben 17 anni… siamo stati i primi in Italia, eravamo solo in 3 all’epoca: Grazia, Graziella e….
Possiamo aiutarti a configurare al meglio la tua mail aziendale e tutto Google Workspace e possiamo affiancarti per trovare la soluzione più adatta alle tue esigenze, senza impazzire!
L’undicesimo comandamento delle mail: il rispondi a tutti
Terminata la marchetta, sicuramente il messaggio più importante o l’undicesimo comandamento (ok forse è troppo) che ti voglio lasciare e che non devi dimenticare mai è questo: quando ti arriva una mail con più indirizzi in copia non ti limitare al Rispondi ma clicca su Rispondi a tutti. Fallo per me e per la salute mentale mia e dei miei colleghi, ma fallo anche per il galateo delle mail. Un piccolo gesto che fa una grande differenza!
NB. Non sempre ti ricordi di rispondere a tutti perchè il pulsante di default ti permette di rispondere solo al mittente? Anche qui Gmail ci viene in aiuto: andando nelle Impostazioni, troverai una sezione chiamata “Comportamento predefinito per la risposta” e lì potrai selezionare il “Rispondi a tutti” come predefinito. Facile, no?
Grazie per avermi letto fino a qui, alla prossima